いまさらメールの振り分け機能を使う。

最近は、facebookやる人増えたし、スマートフォンの方がほとんどなので、ショートメッセージが大活躍です。
机に座ってメール。って習慣がずいぶん減りました。

さすがにお客さん向けはメールですが、それもある程度定型化されてるので、負担感は少ないです。
だから、たまに長文のメールを打ってるとなんだか不毛な作業だなって思っちゃいます。話した方が早いしね。

そんなこんなで、徐々に重要度が下がっている電子メールですが、来るメールは、相変わらずくるんですよね〜。
広告、宣伝、報告、連絡、相談、通知、、、。
特にウチは送ってきたFAXもメールとして転送してるので、いろんな文章がメールボックスにたまります。

で、バカバカしいので今までやってなかったんですが、メールの振り分け機能ってあるじゃないですか？
取引先から来たメールは、「仕事用」のフォルダに入れようとか、件名に「FAX」って書いてあるメールは「ファックス」ってフォルダにまとめようとか。
メールソフトが自動でやってくれるんですよね？

いままで、どうせ全メールチェックしないと行けないんだから、フォルダ分けなんてしても無駄だろう。って思ってました。
なので、まずは、いらなさそうな広告メールや、後で読んでればいいだけのメールマガジンを隔離するって感じの後ろ向きの運用から。
まずは、フォルダを作ります。

で、振り分けたいメールのアドレスをコピーします。
それからMacの場合は「コマンド」＋「,」で設定メニュー。

で、いらないメールアドレスを追加して行くと、ホイホイとフォルダ分けしてくれます。

ここで注意したいのがスマートメールボックス機能。
こっちを使うと、メールの振り分け「コピー」がなされてしまいます。
振り分け「移動」じゃないと、削除してもコピー元が残るだけなので、何かとうっとうしいです。
ですので、振り分け機能の方を使いましょう。

これで、じゃんじゃんふりわけられました。
メールボックスも無駄なメールが減って、ずいぶん見やすくなりましたとさ。